SIer夫婦のキャリア研究所
社内会議が長引すぎる…
仕事を効率的に進めたいと考えているのに、無駄に会議を長引かせるおじさん社員に悩まされたことはありませんか？
必要以上に会議が長引くことで、
- 本来のやりたい仕事が進まない
- プライベートの時間が侵食される
- 無駄なストレスを感じる
といった不満・イライラを抱えている人は少なくないと思います。
特に、オンライン会議ではよくある事象ですよね。
結論も出ないままダラダラと会議が続く…。
効率的に仕事を進めたい人にとって、会議を長引かせる人は厄介この上ないですよね。
正直、かなり迷惑です。
仕事のストレスとしてあるあるですよね。
私も残念ながら、こういう場面によく遭遇してはイライラしてしまいます…。
本記事では、IT業界で社会人歴7年の筆者が
- 会議を長引かせたくない理由
- 会議を長引かせる人の特徴 ・原因
- 会議を効率的に進めるための対策（事前準備・会議中）
について、実際の経験を基にまとめました。
- 年収を上げたい
- 本当はテレワークをしたい
- 将来性のあるスキルを身に付けたい・・・
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会議を長引かせる人：
私たちが会議を長引かせたくない理由
そもそも、私たちはなぜ会議を長引かせたくないのでしょうか？
正直、“時間は有限なので、無駄なことに時間を割きたくない”ということに尽きるのですが、もう一歩踏み込んで考えてみましょう。
理由は大きく以下に分けられます。
- キャリアアップに繋がることに時間を使いたい
- 残業時間を減らしたい
- ストレスを軽減したい
会議を長引かせがちな人と、ここの考え方が根本的に異なるということになりますね。
現代は転職が当たり前の時代。
特に若手中堅社員は、社会人生活を過ごす中で、自立してキャリアを築けるスキルを身につけることを重要視しています。
言い換えると、与えられた時間の中で最大限の成果を出し、社内外で通用する実力をつけたいと考えています。
そんな中で無駄な会議がダラダラと続くと、主要な業務や本来行いたい業務に費やす時間が削られてしまいます。
残念ながら、無駄な会議に参加していてもスキルアップに繋がりません。
効率的に会議を終わらせることで、本来自分がやるべき業務にリソースを集中させたいものです。
昨今は、“仕事は人生の一部にしか過ぎない”と捉える価値観が主流になっています。
仕事で成果を出しつつも、プライベートも充実させることは、現代の若手中堅社員にとって非常に重要です。
プライベートの充実というのは、単に遊んで暮らすのではなく、
- 副業を始める
- 投資を行う
- 趣味に打ち込む
などといった、自分本来の自己実現を目指す活動です。
プライベートの時間を確保するには、残業時間をいかに減らすかが重要です。
効率的に会議を終わらせることで、メリハリを持って働くことができ、自分が人生でより重要だと思える時間に、しっかりと向き合うことができます。
無駄に長引く会議は、多くの社員にとって大きなストレスの原因となります。
明らかに無駄な時間なのに、「年上だから」「役職者だから」付き合わないといけないというのは、サラリーマン世界の掟でありつつ、特に若者にとっては理不尽に感じることがあります。
誰しも無駄なフラストレーションを感じたくはないですから、そういったシンプルな意味でも、会議を長引かせるおじさんにはストレスを感じます。
会議を長引かせる人：
特徴・原因
会議を長引かせる人の特徴は、以下の通りです。
- 話が長い
- 本題に入らない
- 質問や意見が多すぎる
あなたの周りにも当てはまるが居るのではないでしょうか。
シンプルに、話が長いとその分、会議は長引いてしまうことになります。
“相手に何を伝えるか”ではなく、“自分が何を話したいか”にフォーカスしてしまうと、こういったパターンになりがち。
残念ながらこういったパターンは、自己満足でしかないため、話の内容が周りの人には伝わっていません。
特に、おじさん社員に多く見られる傾向です。
具体的な例として、ベテラン社員が自分の経験談を交えながら、議題には直接関係のないことを話し続け、会議の時間をオーバーさせる場面は、あるあるですよね…。
自分の意見や経験談を詳細に説明して、自己満に浸ってしまっているパターンです…
何度も話が脱線したり、議論を発散させたりして、本題に入らない人もいます。
よくあるのは、意図的かは置いておいて、話を広げるだけ広げて気づいたら本来の議論から脱線しているパターンです。
会議参加者は、結局何を話していたのかよく分からなくなり、会議の目的が達成されず時間だけが過ぎます。
また、会議の初めに雑談を長引かせたり、無関係なトピックについて話し始めたりすることもあります。
逆に、アジェンダは終了したのに、会議時間目一杯使って雑談をする人も同様です。
このような状況では、会議の進行が遅れ、時間を無駄にすることになります。
会議の目的や議題を見失ってしまい、ダラダラと話し続けてしまうパターンも厄介…
会議中に質問や意見が多く出ると、会議が長引くということもあります。
もちろん、質問や意見を発言すること自体は良いことですが、適切なタイミングや内容でないと、会議を不必要に長引かせてしまいます。
例えば、
- 勉強不足・準備不足のために質問をする
- 細かい点について何度も質問する
- 既に決まった事項（決定事項）に対して意見を述べる
などといったことが挙げられます。
また、その場では決められないことに対して、想定の議論を続けるのも、時間だけが過ぎてしまう会議の一例です。
こういった社内会議はあるあるではないでしょうか…
では、なぜ会議を長引かせてしまうのでしょうか？
会議を長引かせる原因、以下の通りです。
- 自己顕示欲が強い
- 古い会社文化
- 仕事してる感の演出
なかなか辛辣なものもありますが、正直、上記が大きな原因となっています。
話が長い人の中には、自己顕示欲が強い人がいます。
彼らは自分の知識や経験をアピールしたいがために、話を長引かせることがあります。
また、こういったタイプの人は自分の話をしていると気持ち良くなるので、時間を忘れて語ってしまいます。
話の聞き手がどう思うかは二の次なので、誰に何を話したかを記憶しておらず、よく同じ話をするのが特徴です。
自己顕示欲自体は悪いことではありませんが、場は弁えてほしいものですね。
ひどい時には「あれ、この会議は飲み会…？」なんて時もありますよね（汗）
一部の企業では、古い会社文化が根強く残っていることがあります。
そのような環境では、長時間の会議が当たり前とされており、効率的な進行が重視されません。
会議が長引くのを問題視する文化がなく、むしろ時間をかけて協議することが大事とされるような社風もあります。
残業している＝頑張っている、と捉えられる会社文化も同様です。
出世競争とは無縁のベテラン社員には、組織から十分な仕事を与えられていないケースがあります。
いわゆる「オブザーバー・アドバイザー」的な立ち位置を確立している人です。
そもそもの業務量が少なく、組織に貢献している手応えもないことから、会議に出席しそれらしい発言をすることで「仕事をしている感」を出します。
特段時間通りに会議を終わらせるモチベーションもないため、時刻にはルーズになりがち。
働き盛りで忙しい若手中堅からすると時間軸が合わないため、苦労します。
自分が責任を取ったり、推進するプロジェクトではたいため、言いたい放題で、会議も長引きがち…
会議を長引かせる人：
会議を効率的に進めるための対策
本来は目的意識を持ち、会議参加者全員で“会議を効率的に進める”という意識があることが望ましいです。
しかし前述の通り、会社にはいろんな状況の社員がいますから、残念ながらそういうわけにも行きません。
では、長引く会議をひたすら我慢すれば良いのでしょうか？
いいえ、会議を長引かせないために、周囲から取れる対策もあります。
今回は、事前準備編・会議中編の2つに分けて、それぞれ取れる対策をご紹介します。
会議の前に、会議のアジェンダ・目的・ゴールを明確に設定することが重要です。
これにより、会議の目的や議論するべき内容がはっきりし、無駄な話を避けることができます。
また、具体的なゴールを設定することで、参加者全員がその目標に向かって意識を集中させることができます。
アジェンダ・目的・ゴールを会議前に事前に共有し、参加者全員が把握しておくことで、効率的な進行が可能となります。
会議参加者は、会議の目的を達成するために必要なメンバのみに絞りましょう。
「一応呼んでおくか」といった、いわゆるオブザーバー・アドバイザー的な、ノーリスクで口だけ挟んでくる人が増えると、議論が発散しがちです。
会議を設定する際、なんとなく1時間の会議を入れていませんか？
会議を効率化するためには、時間枠を適切に設定するのが超重要です。
なぜかというと、会議を長引かせる人は、持ち時間があるだけ喋り倒してしまうからです。
なので、会議は基本30分枠で、必要な際は15分で入れましょう。
万が一終わらなければ、改めてセットすれば良いのです。
個人的には、協議に入る前の冒頭の共有事項が5分10分で終わるのであれば、30分で十分な感触です。
クライアントワークで顧客のキーパーソンと仲良くなるのが大事なのと同様に、その事案の決定権を持っている人のニーズを事前に抑えることは、社内会議でも変わらず重要です。
議論が紛糾する会議であるあるなのは、付議したアジェンダについてキーパーソンからNGが入ってしまい、そもそも前提から議論が始まってしまうパターン。
または、関連部署との打ち合わせなのに、そもそも自部署との事前調整不足で、「まずは一旦自部署で練り直そう」と上司に言われてしまうというのも、事前ネゴが足りていないパターンです。
そういったキーパーソンを事前に仲間に入れておくことで、会議を長引かせるおじさんがいても、会議コントロールを援護射撃してくれるでしょう。
どうしても長い会議に付き合いたくない場合は、直後に別件がある時間帯にミーティングを入れることをオススメします。
例えば、顧客会議の前に会議を設定することで、強制的に定刻で抜けることができます。
また、会議の最初に「この後顧客会議があるので時間通りに終わりましょう」と一言伝えることで、参加者全員が時間を意識するようになります。
同じ意味合いで、夕方は後ろの予定がない人が多いので、打ち合わせがダラダラ続きがち。
なるべく午前中や昼過ぎに実施しましょう。
直後にダミーの予定を入れることもあります…苦笑
会議中の時間管理は非常に重要です。
会議を長引かせる人がいる場合は、事前に各議題に時間配分を割り振り、会議冒頭で参加者に伝えましょう。
時間管理を徹底することで、無駄な議論を防ぎ、会議を予定通りに進めることができます。
もし議論が足りていない場合は「時間が足りなさそうなので、この議題は別枠で設定するとして、次の議題に移ります」などと切り替えれば問題ありません。
また、会議終了の残り5分ぐらいになったところで、「あ、残り時間も少なくなってきたので…」と言って、会議のサマリーに移行しましょう。
会議進行のコントロールに有効な手法です。
会議中に議事をリアルタイムで書き起こし、画面に映して共有することで、参加者全員がアジェンダを意識しやすくなります。
これにより、必要以上に話が発散するリスクを抑えることができます。
また、話が発散した場合でも、「ちなみにさっきのここの部分ですが…」と議事を指し示しながら発言することで、より自然にアジェンダに戻ることができます。
話が長い人がある程度トークをしたところで、「ありがとうございます。理解できました。ちなみに…」と言って、元々のアジェンダに話を戻しましょう。
相手の話を肯定した上で、「ちなみに…」と切り出すのは、相手の心象や話の流れに配慮しつつも、自分の話したい話題に誘導できる便利な言葉です。
これは妥協の対策ですが、もしも全然会議と関係ない話が続くようであれば、静かに内職を始め、自分がやるべき仕事を片付ける時間に割り切るのも手です。
会議が長いという現実がありつつも、そこに意味を見出せないのであれば、その時間を少しでも有効活用しましょう。
長い会議があるからといって、ぼーっと休憩時間にあてていませんか？
少しでもやるべき仕事のフォーカスしたい、メリハリを持って働きたいのならば、スキマ時間でどんどんタスクを片付けていきましょう。
周囲に相談し、〇〇さんは話が長いという共通認識を広めることも有効な対策です。
まず、悩んでいるのが一人ではないとわかるだけで、メンタル的にはだいぶ楽になります。
もしくは、その先輩も昔は同じことに悩んでいたかもしれませんし、経験則からどのような対策を取るべきかアドバイスをくれる可能性もあります。
その人が要注意人物であることを周囲に認識してもらうだけでも、動きやすくなるはずです。
会議が長引いて迷惑を被っているのは事実ですが、だからといってそれを本人に感情的に伝えるのはオススメできません。
会社という組織にいる以上、あなたにとって重要な局面でまた一緒に仕事をすることになるかもしれませんし、遺恨を残すような対応は避けるべき。
いざという時に色んな人に頼れる関係性をメンテすることも、サラリーマン社会をうまく生きていくために必要なことです。
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会議を長引かせる人：
まとめ
今回は、会議を長引かせる人の特徴や背景、長引かせないために取れる対策についてまとめました。
会社には色んな世代、価値観の人がいます。
その中で、働き方や社内会議への向き合い方、時間感覚などが大きく異なると、ストレスや成果への影響が出てしまいます。
そういった時は一人で抱え込まずに冷静に対処法を検討しましょう。
今回の記事が参考になれば幸いです。
最後までお読みいただきありがとうございました。
